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Comment synchroniser les réunions Outlook avec Ronspot ?

Cette intégration permet aux réunions provenant d'Outlook d'être automatiquement synchronisées avec Ronspot, permettant une meilleure gestion des salles de réunion.

⚠️ Cette intégration est désormais obsolète

Pour bénéficier d’une synchronisation quasi instantanée de vos réunions, nous vous recommandons d’utiliser notre intégration Microsoft 365 : https://help.ronspot.co/how-to-connect-microsoft-365-to-ronspot

Sommaire

  1. À propos de cette intégration

  2. Prérequis

  3. Étapes à réaliser sur Ronspot

  4. Étapes à réaliser sur Microsoft Exchange

 

À propos de cette intégration

Cette ancienne intégration Microsoft Exchange synchronise les réunions à l’aide d’une règle d’e-mail en copie (CC). Bien qu’elle permette une synchronisation basique des réunions, ses fonctionnalités sont limitées et elle peut ne pas prendre en charge certaines fonctionnalités Microsoft plus récentes.

 

Prérequis

    1. Vous connaissez la ou les adresses e-mail complètes associées à la ou aux salles de réunion dans Exchange Server.
    2. La ressource partagée (salle de réunion) a déjà été configurée dans Microsoft Exchange. Cet article n’explique pas comment configurer une ressource partagée dans Microsoft Exchange.
    3. Les modifications faites sur Microsoft Exchange sont effectuées par un administrateur Exchange expérimenté.
    4. Vous reconnaissez qu’il peut y avoir un délai entre Microsoft Exchange et Ronspot dans l’envoi et la réception des invitations de calendrier et que des doubles réservations sont possibles pour cette raison (plusieurs employés tentant de réserver la même salle de réunion depuis Ronspot et Outlook en même temps).
    5. Seule la configuration d'un domaine est possible (il n'est pas possible d'utiliser plusieurs domaines).

     

    Étapes à réaliser sur Ronspot

    Étape 1 - Accéder au paramétrage de la salle de réunion 

    1. Connectez-vous au panneau d'administration de Ronspot.
    2. Dans le menu latéral, cliquez sur Places > Salles de réunion.

    Étape 2 - Modifier la salle de réunion souhaitée

    1. Trouvez dans la liste la salle que vous souhaitez configurer.
    2. Cliquez sur le bouton Modifier dans la colonne « Actions ».

    Étape 3 - Saisir l'adresse email de la ressource partagée

    1. Trouvez le chamo Réservations externes par e-mail 
    2. Saisissez l'adresse email complète de la ressource partagée, telle qu'elle apparaît dans Microsoft Exchange.
    3. Cliquez sur Actualiser pour enregistrer les modifications.

    Si vous devez configurer plusieurs salles, répétez les étapes 2 et 3 pour chaque salle.

     

    Étapes à réaliser sur Microsoft Exchange

    Ces étapes permettront de configurer une règle dans Microsoft Exchange afin de transmettre automatiquement les demandes de réunion à Ronspot chaque fois qu'une salle de réunion est réservée via Outlook.

    Étape 1 - Se connecter au Centre d'administration Exchange

    1. Ouvrez un navigateur web et connectez-vous au Centre d'administration Exchange de votre organisation.
    2. Si vous utilisez Office 365, ouvrez ce lien https://admin.exchange.microsoft.com/#/.

    Étape 2 - Accéder aux paramètres du flux de courrier

    1. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur  Flux de courrier..

    Étape 3 - Créer une nouvelle règle

    1. Cliquez sur Règles  dans le panneau de navigation de gauche.
    2. Cliquez sur Ajouter une règle.
    3. Puis sélectionnez Créez une règle depuis le menu déroulant.

    Étape 4 - Configuration de la nouvelle règle

    Définissez les paramètres de la règle comme suit :
    1. Nom : Entrez un nom pour la règle, par exemple Transmettre réunions à Ronspot.
    2. Appliquez cette règle si : Choisissez  Le destinataire est cette personne.
    3. L’expéditeur est :  Sélectionnez une ou plusieurs salles de réunion cibles dans la liste.
    4. Procédez comme suit: Sélectionnez Ajouter des destinataires dans le champ Cci.
    5. Copie carbone invisible (Cci) à : Saisissez bookings@ronspot.ie  et appuyez sur la touche de tabulation pour terminer la saisie.
    6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.

    Microsoft-Exchange

    Étape 5 - Terminer la configuration de la règle

    1. Cliquez sur Suivant pour accepter les paramètres par défaut.
    2. Cliquez de nouveau sur Suivant pour continuer.
    3. Enfin, cliquez sur Teminer pour terminer la configuration.

    Remarque :

    Si votre organisation a déjà mis en place une règle similaire, vous devrez peut-être modifier la règle existante pour inclure les salles de réunion nécessaires ou mettre à jour les paramètres Cci pour transférer les invitations à bookings@ronspot.ie.