Comment synchroniser les réunions Outlook avec Ronspot ?

Prérequis

Vous connaissez la ou les adresses e-mail complètes associées à la ou aux salles de réunion dans Exchange Server.
La ressource partagée (salle de réunion) a déjà été configurée dans Microsoft Exchange. Cet article n’explique pas comment configurer une ressource partagée dans Microsoft Exchange.
Les modifications faites sur Microsoft Exchange sont effectuées par un administrateur Exchange expérimenté.
Vous reconnaissez qu’il peut y avoir un délai entre Microsoft Exchange et Ronspot dans l’envoi et la réception des invitations de calendrier et que des doubles réservations sont possibles pour cette raison (plusieurs employés tentant de réserver la même salle de réunion depuis Ronspot et Outlook en même temps).
Seule la configuration d'un domaine est possible (il n'est pas possible d'utiliser plusieurs domaines).

Étapes à réaliser sur Ronspot

Étape 1 - Accéder au paramétrage de la salle de réunion

Connectez-vous au panneau d'administration de Ronspot.
Dans le menu latéral, cliquez sur Salles de réunion.

Étape 2 - Modifier la salle de réunion souhaitée

Trouvez dans la liste la salle que vous souhaitez configurer.
Cliquez sur le bouton Modifier dans la colonne « Actions ».

Étape 3 - Saisir l'adresse email de la ressource partagée

Trouvez le chamo Réservations externes par e-mail
Saisissez l'adresse email complète de la ressource partagée, telle qu'elle apparaît dans Microsoft Exchange.
Cliquez sur Actualiser pour enregistrer les modifications.

Si vous devez configurer plusieurs salles, répétez les étapes 2 et 3 pour chaque salle.

Étapes à réaliser sur Microsoft Exchange

Ces étapes permettront de configurer une règle dans Microsoft Exchange afin de transmettre automatiquement les demandes de réunion à Ronspot chaque fois qu'une salle de réunion est réservée via Outlook.

Étape 1 - Se connecter au Centre d'administration Exchange

Ouvrez un navigateur web et connectez-vous au Centre d'administration Exchange de votre organisation.
Si vous utilisez Office 365, ouvrez ce lien https://admin.exchange.microsoft.com/#/.

Étape 2 - Accéder aux paramètres du flux de courrier

Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur Flux de courrier..

Étape 3 - Créer une nouvelle règle

Cliquez sur Règles dans le panneau de navigation de gauche.
Cliquez sur Ajouter une règle.
Puis sélectionnez Créez une règle depuis le menu déroulant.

Étape 4 - Configuration de la nouvelle règle

Définissez les paramètres de la règle comme suit :

Nom : Entrez un nom pour la règle, par exemple Transmettre réunions à Ronspot.
Appliquez cette règle si : Choisissez Le destinataire est cette personne.
L’expéditeur est : Sélectionnez une ou plusieurs salles de réunion cibles dans la liste.
Procédez comme suit: Sélectionnez Ajouter des destinataires dans le champ Cci.
Copie carbone invisible (Cci) à : Saisissez bookings@ronspot.ie et appuyez sur la touche de tabulation pour terminer la saisie.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Étape 5 - Terminer la configuration de la règle

Cliquez sur Suivant pour accepter les paramètres par défaut.
Cliquez de nouveau sur Suivant pour continuer.
Enfin, cliquez sur Teminer pour terminer la configuration.

Remarque :

Si votre organisation a déjà mis en place une règle similaire, vous devrez peut-être modifier la règle existante pour inclure les salles de réunion nécessaires ou mettre à jour les paramètres Cci pour transférer les invitations à bookings@ronspot.ie.

Conclusion

En suivant ce guide, votre entreprise peut synchroniser ses réunions Outlook avec Ronspot, en s'assurant que toutes les réservations de salles de réunion sont reflétées avec précision sur les deux plateformes. Cette intégration permet de gérer plus efficacement les salles de réunion et de réduire le risque de doubles réservations.